為什麼這一步最容易爆掉
在導入失敗的原因裡，資料沒清就上線排第二，而且它的工作量最常被低估 —— 三到五倍是常見幅度。
原因不難理解：在 Excel 時代，所有不一致都靠人腦繞過去。「喔那個客戶就是這個」「那個料號是舊的，現在不用了」。這些知識存在同事的腦袋裡，不在檔案裡。系統不會繞，上線第一天，每一個繞過去的地方都會變成錯誤訊息或錯誤數字。
這篇是一份可以照著做的清單。照順序做，因為後面的項目依賴前面的。
一、料號：先有唯一規則
這是所有事情的地基。料號錯了，庫存、成本、銷售分析全部跟著錯。
要處理的：
- 重複料號 —— 同一個東西有兩三個編號（常見於不同人、不同時期各自建）
- 一號多物 —— 同一個編號被用在不同商品上，這比重複更危險
- 規則不一致 —— 有的用供應商編號、有的用自訂流水號、有的夾雜中文
- 停用品沒有標記 —— 三年沒進出的品項還混在主檔裡
判斷方法：把料號欄位做成樞紐分析，看有沒有同名不同號、同號不同名。這一步就會找出大部分問題。
決定一條規則然後不要再改。 規則本身好不好是次要的，一致才重要。
二、單位與換算
「個 / PCS / 支 / 條」混用，是盤點永遠對不起來的隱形原因。
同時要處理多層單位：進貨一箱、出貨一支，箱與支的換算關係必須明確寫下來。如果換算率曾經變過（供應商改包裝），舊單據要用舊換算率 —— 這件事一定要在導入前講清楚，事後補救很痛。
三、客戶與供應商主檔
- 重複 —— 同一家公司有三筆資料，因為名稱寫法不同（有無「股份」、有無空格、簡繁）
- 統編缺漏或錯誤 —— 影響開發票，而且事後很難補
- 聯絡人與公司混在一起 —— 「王先生」被當成客戶名稱
- 已停止往來的沒有封存 —— 混在下拉選單裡讓人選錯
合併重複客戶時要小心：他們各自底下掛著歷史單據。決定保留哪一筆之後，歷史單據要一起搬，不能只留一筆客戶而讓單據變孤兒。
四、期初庫存：這一步不能省
期初庫存必須來自一次實地盤點，不能沿用系統裡三年前的數字。
理由很直接：系統上線後所有庫存計算都從這個數字往前推。起點錯了，之後每一筆都錯，而且錯誤會被後續交易蓋掉，事後查不出來。
要準備的不只數量：
| 項目 | 為什麼需要 |
|---|---|
| 數量 | 起算點 |
| 倉別／儲位 | 多倉才分得出來 |
| 成本 | 毛利、存貨金額的基礎 |
| 批號／效期 | 有批號管理才需要，但事後補不回來 |
盤點要選一個交易最少的時間點，並且盤點到上線之間的異動要另外記錄補進去。
五、未結清單據
上線那一刻還沒結束的事情，都要帶進系統：
- 已下未到的採購單
- 已接未出的銷貨單
- 已出未收款的應收
- 已到未付款的應付
這一塊最常被漏掉，因為它不在「主檔」的概念裡。漏掉的結果是上線後發現「這批貨明明訂了但系統裡沒有」。
六、會計科目與期初餘額
只有要用會計模組才需要這一步。科目表要跟現有記帳方式對得上 —— 如果是會計師記帳，這一步務必請會計師參與，不要自己猜。
誰做這件事
這件事外包不了。 只有懂業務的人知道「這兩個料號是不是同一個東西」。外部顧問能給你清單和工具，判斷必須是你的人做。
比較實際的做法是指定一個人負責整份資料、每天固定花一段時間，而不是全部人各自清一小塊 —— 後者會產生新的不一致。
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